Peran Teknologi Informasi Pada Sikap Profesionalisme di Kantor
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini
dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian
dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari
kantor/instansi yang bersangkutan.
Dalam kaitan dengan
adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal teknologi
informasi. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan,
pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka
huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan
kombinasi antara perhitungan ( computing ) dan komunikasi
jarak jauh (telecomunications).
Ada tiga komponen utama
teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1.
Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat
kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2.
Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan
dan produksi dariperalatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
Telekomunikasi adalah
transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Peranan Teknologi
Informasi
Pekerjaan kantor dapat
dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Pekerjaan
yang tulis-menulis adalah penanganan surat baik surat masuk maupun surat
keluar, penghitungan, pembuatan laporan, sedangkan yang bukan tulis-menulis
adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat.
Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai
pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana
teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan,
Dengan diciptakannya
mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor,
maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan
laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
·
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat
penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan
untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor,
memory,layar,dan printer.
·
Beberapa word
processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri
atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan
komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan
pencetakan.
·
Beberapa micro
computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a
word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
·
Meningkatkan
produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
·
Menambah kepuasan kerja
·
Meningkatkan kualitas dan
konsistensi hasil akhir (output)
·
Menghemat tenaga
·
Mempermudah mengedit atau
mengolah kalimat
·
Mempermudah memperoleh
kembali data yangtersimpan
·
Kemampuan untuk
mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer
lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
·
Memerlukan perubahan baik
tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
·
Memerlukan pelatihan yang
memadai
·
Menimbulkan gangguan pada
mata karena terlalu banyak di muka layar
·
Mengurangi kesempatan
kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat
diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain
melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang
dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat
komunikasi horisontal/ lateral, vertikal, dan diagonal. Dengan pesatnya
kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana
komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication)
berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang
berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara
penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui
gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi
informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak
saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya
dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk
tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya. Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu
teleprinter, teleks (teleprinter exchange ), faksimile, telefoto,
atau telecopier. Perkembanganpaling mutakhir dari telekomunikasi
yaitu konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh.
Adapun penjelasannya adalah sebgai berikut ;
1.
Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem
telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim
melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh
mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.
2.
Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu
pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi
misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional.
Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa
ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara
otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi internasional di
antara zone waktu yang berbeda.
3.
Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk
mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran
telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat
dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya
sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada saat
yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi
oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh
pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas
fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan perkembangan
teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi melalui pesawat telepon, tetapi
mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga pada waktu mengirim informasi dapat
langsung menekan nomor pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat
teleks, pesawat faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang
datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut.
4.
Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang
pemancar jarak jauh.
5.
Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima
rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau
melalui sistem elektromagnetik lainnya.
6.
Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks
pada layar TV (yang sudah dimodifikasi).
Dua jenis pesawat yang termasuk ke dalam video teks
yaitu teleteks dan viewdata:
·
Teleteks yaitu sistem
informasi untuk pengiriman data yang menggabungkan penggunaan komputer yang
menyediakan data, gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi).
Teleteks biasanya digunakan untuk meminta data/informasi dari pusat data. Peralatan
teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks yang gunanya untuk minta data ke
pusat data, dan TV yang sudah dimodifikasi. Apabila seseorang membutuhkan data,
ia harus minta kepada pusat data dengan cara menekan tombol teleteks. Ada dua
macam tombol, yaitu untuk minta teks saja atau minta teks beserta gambarnya
(grafiknya). Biasanya yang jadi pusat data adalah perusahaan pemancar TV yang
bersangkutan. Atas permintaan tersebut, pusat data mengirimkan data/informasi
dimaksud melalui gelombang aerial ke pesawat TV orang yang meminta data. Sinyal
tersebut diterima oleh pesawat TV dan diperagakan pada layar TV. Perlu
diketahui bahwa sinyal teleteks hanya satu arah, jadi orang yang meminta data
hanya bisa menerima, ia tidak bisa mengirim ke pusat data.
·
View data adalah pesawat
yang prinsipnya sama dengan pesawat teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta
data dari pusat data. Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data
melalui saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan menggunakan
kata-kata sandi yang sudah ditentukan oleh pusat data. Bila pemakai membutuhkan
data, maka dengan menggunakan kata-kata sandi ia minta kepada pusat data. Atas
dasar permintaan itu, pusat data mengirim data dimaksud kepada pemakai melalui
saluran telepon. Selanjutnya data itu diperagakan di layar TV pemakai. Karena
menggunakan saluran telepon, maka sinyalnya adalah dua arah, dengan demikian Si
Pemakai selain dapat meminta data, tapi juga dapat mengirim data ke pusat data.
7. Konferensi Tele
Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan konferensi jarak jauh,
misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan paparannya bagi peserta
seminar di negara lain. Gambar panelis dipancarkan oleh pesawat pengirim
melalui gelombang satelit bumi dan diterima di pesawat di mana para peserta
seminar berada. Dengan demikian panelis dan peserta seminar seperti berada
dalam satu ruangan yang sama.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya
teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengirim- an surat,
terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat
elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik ( Electronic Mail ).
Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi
informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain
dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan
penyampaian
informasi. Karena
informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.
Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi
antar computer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
1.
Komputer mikro sangat
membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip
yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip
dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan
demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang
arsip dalam bentuk
kertas.
Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan dengan
menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan Area Lokal” (Local
Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai
harddisk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan
komputer-komputer lain di masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu
apabila unit organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang
dimilikinya ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim
ke memory komputer unit, yang selanjutnya data tersebut
digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan (di- print,
diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja). Jaringan komputer semacam ini biasa
disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan mempunyai cabang yang
menyebar di beberapa unit. Denah jaringan bintang seperti terlihat di bawah
ini:
1.
Penggandaan,Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan
penggandaan surat dan dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada
beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara
fotografis. Salinannya atau kopinya dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas
khusus atau pada transparansi. Xerografi adalah proses fotografi listrik yang
menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia. Dokumen
asli ditempatkan di dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya diproyeksikan
melalui suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang sebelumnya sudah diberi
muatan listrik positif. Sifat selenium adalah pada bagian yang terkena sinar
muatan listriknya hilang, sedangkan pada bagian teduh listriknya tetap. Dengan
demikian tulisan/gambar asli dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang
bermuatan listrik negative ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik
yang berlawanan, maka terjadi tarik-menarik. Bubuk tersebut secara otomatis
dipindahkan ke permukaan lembaran kertas biasa dan diikat kuat oleh panas yang
dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen yang
diinginkan.
2.
Peralatan Hitung, Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu
diciptakan sebagai alat bantu manusia dalam hal menghitung. Sekarang komputer
mikro telah memberikan sumbangan yang tak ternilai dalam hal pengolahan data
dan penghitungan.
3.
Referensi, Teknologi informasi juga telah memberikan
sumbangan yang besar dalam hal penyediaan referensi. Fasilitas demikian
diperlukan terutama bila kita memerlukan data tertentu misalnya data
perdagangan, data keuangan dan sebagainya. Dengan peralatan komputer yang
mutakhir data semacam ini dapat disediakan dengan baik. Fasilitas referensi
dapat diaccsesmelalui Local Areal Netwotk (LAN) atau internet.
Komentar
Posting Komentar