DOKUMEN USULAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PROYEK PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN Bimbingan Belajar Morning Palembang
DISUSUN OLEH :
ERIKA PRADITA (13114606)
3KA23
UNIVERSITAS GUNADARMA
FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI
2017/2018
Daftar Isi
Halaman
Judul.......................................................................................................................
Daftar
isi.................................................................................................................................
I.
Latar
belakang
organisasi..........................................................................................
II.
Ruang
lingkup sistem
informasi................................................................................
III.
Sasaran
proyek sistem
informasi...............................................................................
IV.
Permasalahan-permasalahan......................................................................................
V.
Kebutuhan
informasi pemakai sistem
.......................................................................
VI.
Kegiatan
pengembangan yang akan dilakukan .........................................................
VII.
Pendekatan
pengembangan yang akan
digunakan.....................................................
VIII. Metode pengembangan sistem yang
diusulkan..........................................................
IX.
Metodologi
pengembangan yang akan di
gunakan....................................................
X.
Pemecahan
Alternatif……………………………………………………………….
XI.
Kendala-kendala
proyek sistem
informasi.................................................................
XII.
Biaya
pengembangan program sistem informasi
......................................................
XIII. Manfaat pengembangan sistem
informasi.................................................................
XIV. Penilaian kelayakan program
informasi.....................................................................
XV.
Kebutuhan
tenaga
pelaksana......................................................................................
XVI. Kebutuhan perangkat
keras........................................................................................
XVII. Jadwal
pelaksanaan....................................................................................................
I.
Latar
Belakang Organisasi
Bimbingan belajar morning didirikan pada 1
Juli 2010 yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Saat ini
bimbingan belajar ini telah memperkerjakan seorang pengajar berjumlah 30 orang
yang terdiri dari pengajar tetap dan pengajar honorer yang dibayarkan
bedasarkan jumlah jam mengajar. Bimbingan belajar morning ini tidak hanya
bergerak di bidang jasa saja yang semata – mata hanya mengajar para siswa
bimbingan belajarnya. Bimbingan belajar ini juga menyediakan sebuah kantin
untuk menunjang proses belajar mengajar di Bimbel ini, dimana kantin tersebut
menyediakan berbagai macam alat tulis, makanan dan minuman ringan bagi siswa
dan orang tua. Proses penyediaan produk di kantin bimbingan belajar Morning ini
dilakukan melalui 2 cara, yaitu dengan cara konsinyasi
atau barang titipan untuk makanan dan pembelian langsung oleh staff untuk alat
tulis. Seiring dengan meningkatnya jumlah siswa di bimbel Morning ini, maka
menyebabkan pengelolaan kantin yang kompleks juga dimana pengelolaan yang
kompleks tersebut menimbulkan berbagai masalah dalam pengelolaanya.
Permasalahan yang ada dikarenakan kesalahan – kesalahan manual yang tinggi
terkait dengan penjualan dan penagihan sehingga laba yang dihasilkan pun
menjadi tidak tepat.
Karena adanya permasalahan – permasalahan ini,
maka pemilik Bimbingan Belajar Morning kemudian membuat suatu kebijakan untuk
mengembangkan suatu sistem informasi pengendalian untuk penjualan dan
penagihan. Kebijaksanaan ini kemudian telah dirumuskan dalam bentuk perencanaan
dan pengembangan sistem informasi yang telah dibuat. Dengan dikembangkannya
sistem informasi ini, diharapkan dapat mengatasi permasalahan
– permasalahan yang timbul sehubungan dengan perencanaan dan pengendalian
penjualan dan penagihan.
II.
Ruang
– lingkup Proyek Sistem
Proyek sistem informasi
pengendalian piutang yang akan dikembangkan ini mempunyai ruang-lingkup yang
harus dikerjakan sebagai berikut ini.
1.
Meneliti terhadap prosedur
– prosedur, catatan – catatan yang berhubungan dengan perencanaan dan
pengendalian penjualan dan penagihan.
2.
Menganalisis operasi,
perencanaan dan pengendalian yang berhubungan dengan penjualan dan penagihan.
3.
Mendesain sistem informasi
yang dapat mendukung semua operasi, perencanaan dan pengendalian mengenai
penjualan dan penagihan.
4.
Membuat program komputer
untuk sistem informasi ini.
5.
Menerapkan dan
mengimplementasikan sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan memuaskan.
III.
Sasaran
Proyek Sistem Informasi
Sasaran dari sistem informasi pengendalian
piutang yang akan dikembangkan adalah untuk mengatasi permaslahan –
permasalahan yang timbul. Sesuai dengan yang dijabarkan di dalam kerangka acuan
( TOR ), secara rinci sasaran yang akan dicapai ini adalah sebagai berikut ini.
1.
Mengurangi kesalahan jumlah
piutang yang akan ditagih pada konsumen.
2.
Mengurangi piutang tak
tertagih dengan membuat warning untuk utang diatas Rp 20.000,00
3.
Meningkatkan kualitas
laporan keuangan kantin.
IV.
Permasalahan
– permasalahan
Permasalahan-permasalahan yang terjadi yang
berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian piutang adalah sebagai berikut
:
1.
Terdapatnya ketidakjelasan
jumlah persediaan yang telah terjual
2.
Terdapatnya kesalahan –
kesalahan manual yang tinggi dalam pencatatan piutang.
3.
Isi laporan laba – rugi
kantin sering salah.
V.
Kebutuhan
– kebutuhan Informasi Pemakai Sistem
Kebutuhan – kebutuhan informasi minimum yang
harus dihasilkan oleh sistem ini adalah sebagai berikut :
1.
Rekapan jumlah utang untuk
masing-masing pelanggan bagi penjaga kantin yang menghasilkan informasi tentang
status kredit langganan tertentu. Informasi ini diperlukan untuk pengambilan
keputusan pemberian kredit bagi langganan diterima atau ditolak.
2.
Laporan mengenai kartu
pembantu piutang untuk proses penagihan piutang.
3.
Laporan mengenai stok
barang yang terjual
Laporan
ini berguna bagi pengelola untuk memperhitungkan laba kantin pada tiap
bulannya.
VI.
Kegiatan
Pengembangan Yang Akan Dilakukan
Sesuai dengan ruang-lingkup
dari proyek sistem yang dijabarkan dalam kerangka acuan (TOR) dan telah
disetujui bersama, maka kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka
pengembangan sistem informasi ini adalah :
1.
Menganalisis sistem
2.
Menentukan sistem yang
baru yang sesuai dengan bimbel dan
3.
Menerapkan sistem
VII.
Pendekatan
Pengembangan Yang Akan Digunakan
Pendekatan yang akan digunakan untuk
mengembangkan sistem ini adalah pendekatan sistem, pendekatan atas – turun,
pendekatan moduler dan pendekatan berkmbang sebagai berikut :
1.
Pendekatan sistem ( system approach )
Pendekatan
sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu
kesatuan yang utuh terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatan lain dalam
perusahaan. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran
keseluruhan dari organisasi.
2.
Pendekatan atas-turun (top-down approach)
Pendekatan
atas turun dimulai dari level atas organisasi (level strategic planning), yaitu dimulai dengan mendefinisikan
sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini
adalah melakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi
dapat ditentukan, maka proses turun ke penentuan output, input, basis data,
prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan atas-turun ini sesuai dengan
pendekatan sistem.
3.
Pendekatan moduler (modular approach)
Pendekatan
moduler memecah-mecah sistem yang rumit menjadi bagian modul-modul yang lebih
sederhana. Sebagai akibatnya, tiap-tiap modul dapat dikembangkan dalam waktu
yang tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan mudah
dipelihara.
4.
Pendekatan berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan
berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang
memerlukannya saja pada saat ini dan akan terus dikembangkan untuk
periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya dan perkembangan teknologi
yang ada. Pendekatan berkembang ini menyebabkan investigasi tidak terlalu mahal
dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat.
VIII.
Metode
penerapan Sistem Yang Akan Diusulkan
Penerapan dari sistem informasi yang telah
dikembangkan akan diterapkan secara paralel. Metode perubahan dari sistem
manual ke sistem komputerisasi yang secara paralel (parallel change over method) ini dilakukan dengan mengoperasikan
sistem manual yang lama dengan sistem komputerisasi yang baru secara
bersama-sama. Sistem manual yang lama masih tetap beroperasi bersama-sama
dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya. Metode ini dipilih, karena sistem yang
baru akan menggunakan teknologi yang canggih, sehingga penerapan dari sistem
yang baru tidak terlalu mengejutkan. Disamping itu, sistem yang lama dapat
diguanakan sebagai pembanding dan penilai dari sistem yang baru.
IX.
Metodologi
Pengembangan Yang Akan Digunakan
Sistem ini akan dikembangkan dengan
menggunakan metodologi pengembangan sistem yang sudah terbukti keunggulannya,
yaitu analisis dan desain terstruktur (structured
analysis and design). Metodologi ini menggunakan alat-alat terstruktur
sebagai berikut ini.
1.
Diagram arus data (data flow diagram)
2.
Bagan terstruktur (structured chart)
3.
Kamus data
X.
Pemecahan
Alternatip
Metode pengolahan data yang akan digunakan
ialah direct processing pemakai
tunggal (single user) dengan
menggunakan komputer mikro yang dilengkapi dengan hard disk dan printer.
Proses-proses yang dilakukan untuk pemecahan ialah :
1.
Proses penginputan barang
dan harga serta penjualan untuk tiap barang yang dilakukan oleh penjaga
kantin.
2.
Proses pencetakan laporan
keuangan dilakukan oleh petanggung jawab kantin.
3.
Proses mengevaluasi kredit
dilakukan oleh penjaga kantin , apabila terdapat kredit yang akan melebihi
limit maka diperlukan persetujuan dari petanggung jawab kantin.
XI.
Kendala-kendala
Proyek Sistem Informasi
Sistem informasi yang direncanakan akan
mengikuti kendala-kendala yang telah ditetapkan oleh manajemen dan oleh
peraturan-peraturan diluar organisasi yang mengikat. Kendala-kendala ini
meliputi
penggunaan dana, lamanya waktu pengembangan, struktur organisasi yang ada serta
peraturan-peraturan di Prinsip Akuntansi Indonesia sebagai berikut:
1.
Dana
Besarnya
dana yang disediakan untuk pengembangan sistem informasi pengendalian penjualan
dan penagihan ini adalah tidak lebih dari Rp 10.000.000,-
2.
Waktu
Semua
proyek-proyek sistem informasi yang direncanakan harus telah selesai dan siap
dioperasikan dengan baik paling lama akhir tahun 2012 dengan waktu
pengembangannya paling lama 4 bulan sejak usulan ini telah disetujui dan
mempunyai umur ekonomis paling sedikit 1 tahun dan paling lama 3 tahun.
3.
Struktur organisasi
Pengembangan
sistem ini tidak akan merubah total struktur organisasi yang telah ada. Kecuali
terdapat staff tertentu yang dibentuk hanya untuk penanganan kantin selain
staff pengajar.
4.
Prinsip Akuntansi Indonesia
(PAI)
Metode
yang digunakan dan penyajian laporan-laporan yang berhubungan dengan akuntansi
yang akan dihasilkan oleh sistem informasi harus sesuai dengan Prinsip
Akuntansi Indonesia yang berlaku lazim.
XII.
Biaya
Pengembangan Proyek Sistem Informasi
Tahun 0
|
Tahun 1
|
Tahun 2
|
Tahun 3
|
||||
1.
Biaya pengadaan
a.
Biaya pembelian perangkat
keras
b.
Biaya Instalasi perangkat
keras
Total biaya pengadaan
|
5.000.000 100.000
5.100.000
|
0
0
0
|
0
0
0
|
0
0
0
|
|||
2.
Biaya proyek (project-related cost)
A. Biaya
konsultan
a.
4 orang analis
b.
Biaya perjalanan dan akomodasi
Total
biaya konsultan
B.
Tahap analisis sistem
a.
Biaya untuk mengumpulkan data
b.
Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy)
Total
biaya tahap analisis sistem
C.
Tahap desain sistem
a.
Biaya dokumentasi
b.
Biaya rapat
Total
biaya tahap desain sistem
D. Tahap
penerapan sistem
a.
Biaya pembuatan formulir baru
b.
Biaya latihan personal
Total
biaya penerapan sistem
Total biaya pengembangan sistem
|
2.000.000
200.000
2.200.000
30.000
50.000
80.000
100.000
100.000
200.000
50.000
500.000
550.000
3.0300.000
|
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
|
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
|
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
|
|||
3.
Biaya operasi dan biaya
perawatan
a.
Biaya personil
b.
Biaya overhead
c.
Biaya perawatan perangkat
keras
Total biaya operasi dan perawatan
Total biaya-biaya
|
0
0
0
0
8.130.000
|
300.000
500.000
500.000
1.300.000
1.300.000
|
400.000
500.000
500.000
1.400.000
1.400.000
|
400.000
500.000
500.000
1.400.000
1.400.000
|
XIII.
Manfaat
Pengembangan Proyek Sistem Informasi
Tahun
0
|
Tahun
1
|
Tahun
2
|
Tahun
3
|
|
1.
Keuntungan berwujud
a.
Pengurangan-pengurangan biaya operasi
b.
Pengurangan kesalahan-kesalahan proses
c.
Pengurangan kredit tak tertagih
Total
keuntungan berwujud
|
0
0
0
0
|
300.000
500.000
50.000
850.000
|
400.000
500.000
100.000
1.000.000
|
400.000
500.000
150.000
1.050.000
|
2.
Keuntungan tak berwujud
a.
Peningkatan kepuasan kerja personil
b.
Peningkatan kualitas laporan keuangan
c.
Peningkatan keputusan manajemen lebih baik
Total
keuntungan tak berwujud
Total manfaat-manfaat
|
0
0
0
0
0
|
1.000.000
1.000.000
1.000.000
3.000.000
3.850.000
|
1.000.000
1.000.000
1.500.000
3.500.000
4.500.000
|
1.000.000
1.000.000
2.000.000
4.000.000
5.050.000
|
XIV.
Penilaian
Kelayakan Proyek Sistem Informasi
Untuk alternatip yang ditawarkan akan dinilai
kelayakannya . Kelayakannya meliputi kelayakan semua aspek, yaitu kelayakan
teknik,operasi,jadwal,ekonomi dan hukum.
A. Kelayakan
teknik
Item
Penilaian
|
Alternatip
|
Ketersediaan
teknologi di pasaran
|
Mudah
|
Kemudahan
dioperasikan
|
Mudah
|
Dilihat dari hasil mengenai item penilaian
yaitu mudah maka alternatip yang ditawarkan dikatakan layak.
B. Kelayakan
Operasi
Item
Penilaian
|
Alternatip
|
Kemampuan
personil
|
Mampu
|
Kemampuan
sistem menghasilkan informasi
|
Baik
|
Kemampuan
pengendalian operasi sistem
|
Baik
|
Efisiensi
dari sistem
|
Baik
|
C. Kelayakan
Jadual
Item
Penilaian
|
Kendala
|
Alternatip
|
Waktu
Pengembangan Sistem
|
6
bulan
|
2
bulan
|
Probabilitas
selesai
|
-
|
100%
|
Dari
waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh lebih
dari 2 bulan dan memiliki probabilitas 100% sehingga kelayakan jadual untuk
alternatip yang diberikan ialah layak.
D. Kelayakan
Ekonomi
Item
Penilaian
|
Kendala
|
Alternatif
|
Dana
yang dikeluarkan
|
-
|
Rp
10.000.000
|
Payback
Period
|
-
|
2
tahun 5 bulan
|
ROI
|
-
|
27%
|
NPV
|
10%
|
347107,438
|
IRR
|
-
|
11,80%
|
E. Kelayakan
Hukum
Penilaian kelayakan
|
Alternatif
|
Kelayakan teknik
|
Layak
|
Kelayakan operasi
|
Layak
|
Kelayakan jadual
|
Layak
|
Kelayakan ekonomi
|
Layak
|
Kelayakan hukum
|
Layak
|
Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa
alternatif yang ditawarkan telah layak pada setiap
aspeknya.
XV.
Kebutuhan Tenaga
Pelaksana
Banyaknya
tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang lingkup
proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat didalam proyek ini juga
didasarkan pada pekerjaan yang harus ditangani di proyek ini. Tenaga-tenaga
pelaksana ini kamipilihkan sesuai dengan keahlian dan pengalaman mereka
dibidangnya masing-masing yang ada hubungannya dengan proyek ini. Tenaga-tenaga
pelaksana ini adalah:
No
|
Nama
|
Jabatan
|
1.
|
Daniel Sitompul
|
Koordinator analis sistem
|
2.
|
Maria Wihartati
|
Analis sistem
|
3.
|
Dessiana
|
Analis sistem
|
4.
|
Parinah
|
Analis sistem
|
XVI.
Kebutuhan Perangkat Keras
Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk pengaplikasian
system ini adalah aplikasi MYOB dengan dibantu dengan komputer beserta
perangkat keras lainnya yang telah dimiliki Bimbingan Belajar Morning.
XVII. Jadwal Pelaksanaan
Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur
probabilitas, maka waktu yang ditaksir akan digunakan dapat dilihat pada table
dibawah ini.
No.
|
Analisis
|
Pengembangan system
|
Pengimplementasian
|
||||||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
||
1.
|
Mengidentifikasi masalah
|
||||||||||||
2.
|
Mencari sumber masalah
|
||||||||||||
3.
|
Mencari solusi masalah
|
||||||||||||
4.
|
Mencari system yang sesuai
|
||||||||||||
5.
|
Mengevaluasi sitem dengan permasalahan
|
||||||||||||
6.
|
Menentukan system yang dipakai
|
||||||||||||
7.
|
Mengimplementasikan system
|
||||||||||||
8.
|
Evaluasi dan pengimplementasian ulang
|
||||||||||||
9.
|
Implementasi sitem akhir
|
||||||||||||
Komentar
Posting Komentar