Contoh Makalah tentang Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
MAKALAH
MENGENAI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Disusun oleh :
Erika Pradita (13114606)
Universitas
Gunadarma Tahun Ajaran 2015/2016
Kelas 2KA23
BAB I
PENDAHULUAN
System
informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS)
menyediakan informasi kepada para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber
daya manusia perusahaan mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama,
seperti MKIS. System pengolahan transaksi menyediakan input data, seperti
halnya subsistem riset dumber daya manusia nyang menjalankan studi-studi khusus
dan sub system kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data
lingkungan yang berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.
Setiap output
subsistem dalam HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber daya
manusia seperti perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan target
kerja, kompensasi untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan
mempersiapkan laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh
lingkungan, terutama lembaga pemerintah.
BAB II
PEMBAHASAN
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
A. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia (SISDM)
Definisi sumber daya manusia
menurut para ahli:
· Sumber daya manusia menurut Gomes
(2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua
orang yang melakukan aktivitas.
· Sumber daya manusia menurut Hasibuan
(2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki
individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya,
sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi
kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi
mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS
(human resource information system). HRIS merupakan sistem informasi untuk
mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini
dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi
fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya
ekonomis yang penting.
Pengertian menurut wikipedia.com,
yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk interseksi atau
pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi
informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata
yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul
MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan
aturan-aturannya.
Sistem informasi sumber daya
manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program
aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen
sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan
atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan.
Karakteristik informasi yang
dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
Timely (tepat waktu)
Informasi yang disajikan kepada
pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta
diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.
Accurate (akurat)
Informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari
pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh
pemakainya.
Concise (ringkas)
Manajer dapat menyerap banyak
informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
Relevant (relevan)
Manajer haruslah mendapatkan
hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi ter-tentu.
Complete (lengkap)
Manajer harus mendapatkan
informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.
Manajer dalam suatu perusahaan
memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil
suatu keputusan (a decision making).
B. Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Dalam sistem informasi sumber
daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain :
1. Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data
karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu supaya lebih strategis dan berhubungan dengan
perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi
sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam
sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya
manusia, catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang
sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji
terakhir.
2. Tujuan kedua sistem informasi sumber daya
manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan
sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat
perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan
lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi
manajerial.
Untuk dapat merancang dan
menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan antara lain :
· Informasi apa yang tersedia dan
informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi?
· Apa kegunaan informasi tersebut?
· Siapa yang membutuhkan informasi
tersebut?
· Serta kapan dan seberapa sering
informasi tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya kegunaan sistem
informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada : Perencanaan dan analisis
sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan Kepegawaian Pengembangan SDM
Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Hubungan karyawan
dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan internet telah
membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber daya
manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah
sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan entranet
adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan akses pada
informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses Data,
Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang.
C. Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia merupakan
departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya
manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan
sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan,
manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Sumber daya manusia
adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor
produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi.
Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.
Menurut Cherrington(1995: 11),
fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:
1. Staffing/Employment
Fungsi ini terdiri dari tiga
aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya
manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk mengantisispasi
kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para
manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk
mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat
ini. Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen
sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan
deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan. Dalam
proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui
wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab
departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin
meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai
syarat yang diperlukan perusahaan.
2. Performance Evaluation
Sumber daya manusia merupakan
tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer
menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian
kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan
oleh seluruh bagian perusahaan. Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan
pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang
baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.
3. Compensation (kompensasi)
Dalam hal kompensasi/reward
dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia
dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji,
sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan
struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara
pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi
gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan.
Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis,
adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan
motivasi.
4. Training and Development Departemen
Sumber daya manusia bertanggung
jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi
bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik
bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan),
terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan
kebutuhan perusahaan akan program pelati han dan pengembangan, serta
mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab
departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan
hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan
memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.
5. Employee Relations
Dalam perusahaan yang memiliki
serikat pekeja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan
negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja.
Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab
departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen
sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus
persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab
utama departernen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek
yang tidak sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang
tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk
terlibat dalam hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung
dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa
pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber
daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan
secara baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan.
Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan
suatu cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan
dalam upaya mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.
6. Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk
memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang
tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu
diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu
program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan
meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia
mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan
kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja,
dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
7. Personnel Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan
efektifitas perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis
terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai.
Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah
penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana
prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga
kerja.
D. Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia
SDM mendukung area fungsional
lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk
melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan
pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan
empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and
Hiring).
Sumber daya manusia membantu
menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
Rekrutmen adalah proses mencari,
menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar
perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti
yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Merekrut pegawai
adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk keperluan
pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat dilakukan
begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah
seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak
dengan jenis pekerjaannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:
- Posisi atau jabatan yang
diperlukan untuk diisi, apakah untuk level managerial atau untuk level staff
- Sebutkan gender yang diinginkan
termasuk juga statusnya
- Rentang usia biasanya terkait
erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku
- Pengalaman yang dibutuhkan oleh
perusahaan dari calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan
pengetahuan.
- Perhatikan riwayat pengalaman
kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan -
Penampilan juga turut menentukan
- Tempat tinggal calon karyawan
dari kantor kita.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung
jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga
penempatan para pegawai baru tersebut di posisi- posisi yang tepat. Sedangkan
penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang sebagai pegawai setelah
melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian
seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai. Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi
untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai
aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan
kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal
maupun eksternal.
Pendidikan dan pelatihan digunakan
untuk :
- Mendapatkan kualitas dan
kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
- Memberikan informasi kepada
pegawai sehingga dapat menambah pengetahuan dan keterampilan.
- Memberikan pengertian tentang
kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang
terkandung dalam tiap jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut.
Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi
dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan
suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah
dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat
lebih meningkatkan kemampuannya.
3. Manajemen Data.
Manajemen data adalah suatu
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk
memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan. Sumber daya manusia
menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut
untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Tunjangan Kegiatan penghentian
berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya masa kontrak,
pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan seorang pegawai
harus diberhentikan. Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam
perusahaan yang bertugas untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus
diberikan kepada pegawai yang masih bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi
mantan pegawai yang berhak.
E. Tahap-Tahap Pengembanagan Sistem
Sumberdaya Manusia (SISDM)
Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM
dapat dirinci sebagai berikut :
a. Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan
masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu
keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan
SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan
dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka
biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan.
Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan
perlu dilakukan.
b. Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci
lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi
beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah
menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan
strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan
mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif
dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam
pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi
ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau
memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
c. Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system
yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system
dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua
produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi
manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus
dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan,
kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai
menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem
diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap
ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan
diopersi.
d. Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system
keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua
program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan
mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi.
Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras
(hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara
fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan
program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan
disusun.
e. Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat
dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi
dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai
dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan
dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data
sesungguhnya.
f. Instalasi Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan
“laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji
lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM
kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih
tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila
system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
g. Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan
sasran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya
penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik
operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila
perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk
memperbaiki kerja system.
Tiap perusahaan pasti memiliki
sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya
manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu
kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia
(human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang
ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
F. Sumber Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan
informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan
kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94)
di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia.
Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut :
§
Blangko-Blangko Lamaran
Blangko lamaran harus dirancang
sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan
data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta
menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk
keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.
§
Evaluasi-evaluasi penting
Informasi penting harus
dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan,
tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan
informasi yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan perencanaan jangka
panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi
§
Maklumat-maklumat perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan
blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change
notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber
daya manusia.
§
Tindakan-tindakan pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut
tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini
kepada bagian sumber daya manusia.
§
Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar,
persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang
telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan
melalui formulir evaluasi kerja.
G. Komponen Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Ada tiga komponen fungsional dalam Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam
bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk
memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini
mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana
data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa
dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber
daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus
dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya
dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer
pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi
dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari
dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau
diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya
mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).
b. Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam
sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan
memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam
sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan,
mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke
dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara
akurat dan cepat.
c. Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling
terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan
fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai- pemakai komputer, Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat
kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya
dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak
terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik
dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini
dengan menggunakan program-program yang canggih.
H. Model System informasi sumber daya manusia
(human resources information system-HRIS)
Model HRIS dapat dilihat dari Input,
Process dan Output.
Ø
INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA
menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang
lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi
untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian
Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and
Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi
mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan
perusahaan yang meliputi:
· Intelijen Pemerintah. Pemerintah
menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.
· Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup
perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan
lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai
sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
· Intelijen Serikat Pekerja. Serikat
pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak
kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
· Intelijen Masyarakat Global.
Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal
seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut
pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
· Intelijen Masyarakat Keuangan.
Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perncanaan personil.
· Intelijen Pesaing. Dalam industri
tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti
industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke
perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber
pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia
pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem
input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh
perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi
juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang
mempengaruhi arus personil.
Ø
OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Merupakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam
jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk
analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan
perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi
yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.
Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja,
penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan
informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan,
penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan,
suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Kopensasi
Aplikasi peningkatan penghargaan
telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain. Semua aplikasi lain
juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-satunya
area yang paling besar usaha pengembangannya
5. Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang
penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan
gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi–informasi ini
berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
7. menempatkan sistem informasi
SDM dalam perspektif
I. Proses Dalam Pengolahan Sumber Daya
Manusia
Manajemen sumber daya manusia
tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada lingkungan yang selalu
berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di perusahaan tidak
pernah berenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan waktu dan tugas
yang ahrus dipikulnya. Bebrapa proses yang dilakukan dalam mengolah sumber daya
manusia adalah
1. Perencanaan SDM, aktivitas ini
dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang selalu sesuai dengan
kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap infomasi
yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini seperti;
a. Informasi keahlian yang dimiliki dan
yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau
pengurangan karyawan dibagian tertentu
b. Informasi tentang lingkungan seperti
informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanaan sumber daya
manusia ada 2 aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a) Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan
menetukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.
b) Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan
membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini
yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
c) Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja
berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa datang.
d) Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk
menjamin terpenuhnya kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan
dan penglaman yang sesuai.
2. Penerimaan, aktivitas ini berkaitan
dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang telah
direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet,
penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari kekapus-kampus.
3. Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan
mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran
yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain
bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian
untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah ditentukan.
4. Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan
untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus dapat beradaptasi
dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan
rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
5. Pelatihan dan pengembangan, aktivitas
pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu
melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisien, sedangkan
program pengembanganya dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
6. Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan
dengan mambandingkan antara kinerja secara individu/organisasi/sub organisasi
dengan standar yang telah ditentukan.
7. Promosi, mutasi, penurunan pangkat,
pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi
perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan dipromosikan ke jabatan
yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang memiliki
kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang
penting atau dipecat.
J. HRD (Human Resource Department)
HRD atau yang sering dipanjangkan
menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan
sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Dalam pengelolaan sumber daya
manusia yang ideal dalam sebuah organisasi memiliki 8 aspek/pilar, yaitu
dimulai dari :
1. Seleksi dan Rekrutmen
Seleksi dan rekrutmen bertanggung
jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga
penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Metode
seleksi biasanya sangat bervariasi, mulai dari psiko test, interview, skill
test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and
Development)
Training (pelatihan) dan
development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam
organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan
sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
3. Compensation and Benefit (Compensation
and Benefit)
Compensation and Benefit
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard
kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar
performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga
implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang
harus dicapai oleh organisasi.
4. Manajemen Kinerja (Performance
Management)
Manajemen kinerja ini bertujuan
mengatur satuan tugas agar selalu dijadikan acuan dalam melaksanakan tugasnya.
5. Perencanaan Karir (Career Planning)
Career Planning bertanggung jawab
atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi
jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di
mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations),
Employee Relation Management
biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai
terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting
untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam
organisasi.
7. Separation Management
Separation Management adalah
fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya
masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau
early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS
Personnel Administration yang
biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
K. Manajemen dalam Menggunakan
Sistem Informasi Keuangan
Sistem
Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan
informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. Sistem
informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan
masalah-masalah keuangan perusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan
memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung
oleh internal audit subsistem yang menyediakan data dan informasi internal.
Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang
bertanggung jawab terhadap perawatan integritas sistem keuangan perusahaan.
Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini
juga dilengkapi financial intelligence subsistem, yang mengumpulkan informasi
dari lingkungan.
Sistem
Informasi Manajemen Keuangan yang selanjutnya disebut SIMKeu adalah serangkaian
manual maupun aplikasinya yangmengintegrasikan semua proses pengelolaan
keuangan satker mulai dari perencanaan anggaran(RKA-KL), Penyusunan Anggaran
(DIPA), Penerbitan SPM, dan Penyusunan Laporan Keuangan (SAI)Sistem informasi
keuangan mempunyai 3 tugas pokok :
mengidentifikasi
kebutuhan uang yang akan datang,
membantu
perolehan dana tersebut, dan
mengontrol
penggunaannya.
BAB III
KESIMPULAN
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi
mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh
informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS
mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan
penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan
pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya,
terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA,
Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan
Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor
Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human
Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan
dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan
Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration
and HRIS.
Daftar Pustaka
Komentar
Posting Komentar